| Dziś o konkurencyjności przedsiębiorstwa coraz częściej decydują zastosowane technologie informatyczne oraz sposób zarządzania firmą i potencjałem ludzkim.
Nie chodzi jednak o ślepą inwestycję w pierwszy z brzegu system informatyczny – inwestycję dla inwestycji. Niezbędna jest tu świadomość na temat stanu firmy , miejsc, które wymagają zmian oraz możliwości rozwoju, jakimi dysponuje dany zakład pracy. Taka wiedza pozwala na customizację systemu, czyli dobór jego funkcjonalności pod kątem potrzeb i wymagań danej firmy. To właśnie od tej wiedzy w dużej mierze zależy trafny wybór i udane wdrożenie oprogramowania.
„Czas to pieniądz.” Firma Alan Systems Sp. z o. o przełożyła powyższe powiedzenie na swój autorski program, służący do rejestracji czasu pracy oraz zarządzania tymże. Ponieważ zwykła rejestracja wejść i wyjść gwarantowała jedynie kontrolę obecności czy też absencji danego pracownika, dlatego katowicka spółka podeszła do tematu bardziej kompleksowo. Oferowany przez nią system, w skrócie nazwany ATMS (Alan Time Management System), poza standardową już funkcją „elektronicznej listy obecności” posiada także moduły o bardziej zaawansowany przeznaczeniu. Jedną z funkcjonalności jest planowanie i zarządzanie czasem pracy, z uwzględnieniem podziału na zlecenia, projekty, zadania i konkretne typy pracy ( są one definiowane przez Klienta według jego potrzeb). Dzięki temu pracodawca może monitorować tryb pracy swojego podwładnego, jak również przyporządkować koszty do miejsca ich powstawania. Aby oszczędzić czas, a co za tym idzie pieniądze, Alan Systems udostępnia swoim klientom także moduł, który w znacznym stopniu wspiera tworzenie harmonogramów pracy. Daje on możliwość ustalania planów pracy na podstawie wprowadzonych do systemu preferencji indywidualnych lub grupowych (dla brygad). Z pomocą systemu RCP grafik tworzony jest w sposób automatyczny, uwzględniając wszelkie zaplanowane urlopy, wpisane zwolnienia lekarskie oraz inne typy nieobecności. Oblicza on jednocześnie wymagane prawnie odstępy pomiędzy dniówkami, sprawdzając zgodność harmonogramów z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy- system informuje o ewentualnych błędach, dając szansę na ich skorygowanie.
Automatyzacja tak skomplikowanego i czasochłonnego procesu ma bezpośredni wpływ na wzrost efektywności pracy poprzez uproszczenie pewnych okresowych, powtarzalnych czynności. System umożliwia także przegląd urlopów zgłoszonych i trwających, a także wydruk automatycznie wypełnionych wniosków urlopowych, zaakceptowanych przez kierownika – moduł ten w dużym stopniu ułatwia długoterminowe planowanie pracy. Są to tylko niektóre z funkcji, które sprawiają, że ATMS to system kompleksowy, rozbudowany, a jednocześnie stosunkowo łatwy w obsłudze.
Za wyborem tego systemu przemawiają jeszcze dwa, stricte techniczne fakty. Po pierwsze jest on dostępny z poziomu przeglądarki internetowej. Co to znaczy? Że sprzęt w postaci kart zbliżeniowych i czytników tychże nie jest warunkiem bezwzględnym. Po przyjściu do pracy wystarczy zalogować się do systemu podając przypisane sobie login oraz hasło. Takie rozwiązania umożliwia także pracę zdalną, spoza fizycznego miejsca pracy. Kolejna rzecz dotyczy struktury systemu – dzięki jego modułowej konstrukcji, może on być rozbudowywany w miarę rosnących potrzeb Klienta. „Skąpy dwa razy traci” – czyli oszczędność to ryzyko, na które nie każdego stać. Z własnego doświadczenia wiemy, że oszczędność często oznacza dodatkowe koszty związane z eksploatacją danego towaru. Z systemami informatycznymi sprawa wygląda podobnie jak z każdym innym produktem rynkowym – zazwyczaj większe koszty początkowe , okazują się być oszczędnością w dłuższej perspektywie czasu, a inwestycja szybko się zwraca.
Należy mieć także świadomość, że znana marka to nie zawsze najlepszy wybór. Często duże i popularne firmy, mając wiele wdrożeń, podchodzą do nich szablonowo, co nie przekłada się na jakość świadczonych usług i udostępnianych towarów.
Czym zatem kierować się przy wyborze systemów informatycznych?
Przede wszystkim wspomnianą już wcześniej świadomością własnych potrzeb. Dla kompetentnego usługodawcy jest to podstawa do dalszej, bardziej precyzyjnej analizy, na podstawie której system zostanie dostosowany do wymagań Klienta. Mamy wówczas gwarancję, że zakupione oprogramowanie zostanie przez nas w pełni wykorzystane, a jego funkcje będą odpowiadały naszym potrzebom. Ważne jest też, aby mieć na uwadze możliwość rozbudowy systemu tak, by wraz z rozwojem naszej firmy uniknąć konieczności całkowitej wymiany oprogramowania. Na koniec pamiętajmy też, aby upewnić się co do usług posprzedażowych oferowanych przez Sprzedającego – wsparcie techniczne i serwis, są niemal równie istotne, co sama gwarancja. Dlatego też jeśli mamy do wyboru dwa produkty tej samej klasy, pamiętajmy, że za ceną stoi praca włożona w jego stworzenie oraz gwarancja, że w przypadku błędu (nawet tego z naszej strony) nie pozostaniemy z nim sami. |
