Komunikacja w projekcie – to klucz do powodzenia

Paradoksalnie dobra komunikacja wydaje się być rzeczą oczywistą i to być może jest największy problem z nią związany. Każdy więc zakłada, że wszyscy inni zaangażowani w projekt będą znać jej wagę zatem z pewnością będzie działała bez zarzutu.

Życie pokazuje jednak, że takie podejście jest błędne. Oczywiście, wszyscy rozumieją pojęcie dobrej komunikacji, ale bez jej lekkiego sformalizowania ten element projektu zazwyczaj nie wychodzi. Wszyscy zakładają, że jest ważna, że każdy to wie i w efekcie nikt nie próbuje stworzyć jej zasad i ram. Finalnie nie działa tak jak należy.

Jak zatem dobrze przygotować komunikację jeszcze na etapie wstępnym projektu? Tak naprawdę ważne są dwa kluczowe czynniki: mapa i szybkość. Zupełnie jak ustawienia domyślne w Google Maps czyli prowadź do celu najbardziej efektywnie w układzie długość trasy/czas.

Komunikacja w projekcie: mapa

Niech nie przeraża Was nazwa. Mapa komunikacji nie wymaga dziesiątek lat studiów kartograficznych. To po prostu ustalenie jak i pomiędzy kim powinna przepływać informacja projektowa. Warto również uwzględnić tutaj poszczególne etapy projektu. Być może szef szefa nie musi uczestniczyć w pracach roboczych, ale warto byłoby go informować o wynikach i zakończeniach poszczególnych etapów? Ważne jest również żeby wiedzieć co zrobić i do kogo się zwrócić w przypadku problemu, którego na swoim poziomie rozwiązać nie możesz. Warto zdefiniować kiedy i do kogo następuje przekazanie wynikłych w trakcie prac problemów czy też prac związanych z realizacją poszczególnych zadań. Przygotowując mapę komunikacji trzeba przewidzieć nieprzewidziane!

Komunikacja w projekcie: szybkość

Nie, nie chodzi tutaj o szybkość działania, rozwiązania problemu, tworzenia kolejnych linii kodu. Chodzi o szybkość reakcji. Realizując projekt IT informujmy się szybko zawsze pamiętając o mapie komunikacji. Gdy przepływ informacji szwankuje, osoba decyzyjna nie będzie mogła zareagować właściwie. Albo nie będzie wiedzieć o problemie w ogóle, albo nie będzie miała pełnego obrazu. Co przełoży się na przestój projektowy, zmaterializowanie ryzyka lub wybór niewłaściwego rozwiązania.

Komunikacja w projekcie: po projekcie

Zatem szybkość i precyzja komunikacji ma kluczowe znaczenie w projekcie IT. A co po nim, spytacie? Bo w pierwszym akapicie pisaliśmy, że po projekcie też się liczy. Już wyjaśniamy. Mapa komunikacji przyda się chociażby w dziale customer support.

Załóżmy, że celem projektu jest stworzenie aplikacji do obsługi klientów. Aplikacja działa, jest używana przez klientów i jak pisaliśmy w tym tekście, wraz z dopuszczeniem użytkowników do aplikacji możesz przygotować się na niespodziewane problemy. Zmierzyć się z nimi będzie musiał customer support. Dzięki mapie komunikacji powstałej na etapie projektowym ich życie będzie prostsze. Od razu będzie wiadomo do kogo i z czym się zwrócić.

Komunikacja w projekcie: podsumowanie

Na zakończenie strawestujemy hasło Billa Clintona, które według legendy trzymał w formie tabliczki na swoim prezydenckim biurku: Komunikacja głupcze!

Facebookgoogle_pluslinkedin

Jesteś zainteresowany?