Jak pozyskać dobre dane do analiz?

Nawet najlepsza metodologia, bez właściwych danych, jest tylko bezużyteczną teorią. I odwrotnie – precyzyjne dane, bez właściwego pomysłu na ich wykorzystanie, są tylko zbędnym zbiorem liczb zaśmiecającym dysk serwera i marnującym cenny czas analityka.

Dla każdego analityka oczywiste jest, że do uzyskania miarodajnych wyników w jego pracy potrzebne są wysokiej jakości dane. Zwykle dane, z jakich się korzysta w analizach biznesowych i controllingu, znajdują się w modułach FK systemów klasy ERP. Wynika to głównie z faktu, że do takich analiz w większości przypadków wykorzystuje się dane księgowe. Najczęściej zakłada się ich rzetelność, jako że do ich pozyskania posłużono się sprawdzonymi, dobrze znanymi metodami. Ale czy aby na pewno jest to wystarczające? (…)

DANE – DUŻO DANYCH…

W takim przypadku zwykle podstawowy zakres danych (jakkolwiek by był on bogaty) będzie prawdopodobnie niewystarczający. Będzie to wynikać albo z całkowitego braku danych w rodzaju, jaki jest potrzebny w takim zadaniu, albo istniejące dane będą podane z innej perspektywy i ich użycie do rozwiązania naszego zadania będzie niemożliwe. (…)

RZUT OKIEM NA PROCESY

Podstawowym punktem wyjścia do wszelkiego rodzaju analiz w przedsiębiorstwie (czy dowolnej organizacji) jest poznanie zachodzących w nim procesów. To truizm, ale często o tym zapominamy – właśnie dlatego, że istnienie pewnych procesów jest tak oczywiste, iż zamiast przyjrzeć się im gruntownie, pobieżnie analizujemy wyłącznie efekty ich funkcjonowania. To właśnie tutaj leży klucz do pozyskiwania odpowiednich danych. (…)

CZAS TO PIENIĄDZ

Weźmy przykładowo koszty pracy. Stereotypowo koszty pracy liczy się jako sumaryczne koszty związane z zatrudnieniem pracowników, a dalej, po paru przekształceniach – z użyciem różnych współczynników – pojawiają się np. średnie koszty zakładowe na pracownika na miesiąc. Często jest to wystarczające, ale jeśli szukamy optymalizacji kosztów pracy, to nie do końca. Optymalizacja polegająca na obniżeniu kosztów pracy poprzez zmniejszenie liczby etatów i obniżenie wynagrodzeń to sposób, który przestał się sprawdzać…

Jak więc poradzić sobie z takim zagadnieniem? Prawdopodobnie warto poznać rzeczywiste (a nie uśrednione i uogólnione) koszty pracy. Skąd je wziąć? Oczywiście z powiązanych bezpośrednio z pracą procesów. Wprost można zauważyć, że koszty pracy wynikają z czasu pracy – natomiast danych o czasie pracy dostarczają moduły RCP (rejestracji czasu pracy). Jednak w większości przypadków dane tego rodzaju są niewystarczające, a co za tym idzie – nie można ich w pełni wykorzystać.

W typowym systemie RCP można najczęściej stwierdzić obecność bądź nieobecność pracownika w pracy czy dowiedzieć się, o której przyszedł do pracy i o której z niej wyszedł. To zdecydowanie za mało. Stosując jako źródła danych analitycznych wyspecjalizowane systemy informatyczne przeznaczone nie tylko do rejestracji, ale przede wszystkim do analizy czasu pracy, uzyskamy zdecydowaną poprawę sytuacji. Dzięki takiemu rozwiązaniu można precyzyjnie określać przypisanie poszczególnych przedziałów czasu w ciągu dnia do kont czasu oraz miejsc powstawania kosztów, a nawet łączyć czas z zadaniami w projektach. Oznacza to, że w odróżnieniu od standardowego systemu RCP dostaniemy więcej danych, bardziej użytecznych, tj. takich, które pozwolą na szczegółową analizę kosztów w wielu aspektach i w zdefiniowanych zależnościach.

System analizy czasu pracy operuje przede wszystkim na czasie. Ale czas to pieniądz i nic nie stoi na przeszkodzie, aby łatwo ten czas przeliczyć na kwoty, stosując standardowo uzyskane wskaźniki kosztów pracy lub rzeczywiste stawki godzinowe według stanowisk pracy itp.

Mając dostępne tego rodzaju dane jesteśmy w stanie poznać struktury kosztów pracy jednocześnie z wielu stron w porównaniu z analizowaniem ich tylko z poziomu prostych analiz na kontach księgowych (które oczywiście są i tak konieczne – ale jak wspomniałem: zostawmy tu rzemiosło, a skupmy się na innowacjach). Na kontach czasu pracy można zaobserwować zmienność poszczególnych rodzajów kosztów, np. związanych z nadgodzinami, nieobecnościami (zarówno chorobowymi, jak i urlopami), spóźnieniami, kumulowanie się czasu „do wybrania” czy patrząc z innej perspektywy: zróżnicowania czasu (nie tylko pracy) przypisanego do miejsc powstawania kosztów itp.

Można te dane porównywać ze sobą w kolejnych okresach, można je zestawiać z innymi danymi z innych źródeł, aby znać zależności między różnymi procesami.(…)

Pełna treść artykułu została opublikowana w numerze 4/2015 magazynuControlling i Zarządzanie

Written by Witold Kotarba
2015-09-03

Facebookgoogle_pluslinkedin

Jesteś zainteresowany?